Die Harvard Medical School verfügt über etwa 4.300 hochwertige Vermögenswerte in ihren 15.000 Anlagevermögen, darunter Server, Inkubatoren, medizinische Gefrierschränke, Zentrifugen, Mikroskope für die DNA-Forschung und Thermocycler. Jeff DiCiaccio, Director of Strategic Procurement der Academy, stellte den erfolgreichen Einsatz vor.

Fast die Hälfte dieser Vermögenswerte wurde mit externen Mitteln erworben, einschließlich staatlich finanzierter Zuschüsse und Verträge, und die Schule ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass diese Vermögenswerte narrensicher sind. Um dies sicherzustellen, legt die Harvard Medical School einmal jährlich einen Auditbericht an Price Waterhouse vor und führt eine interne Bestandsaufnahme durch. Di Qiaggio sagte: "Wir müssen gut auf die Vermögenswerte achten, die wir für die Forschung verwenden und kaufen."

Vor dem Einsatz von RFID hat die Harvard Medical School Handarbeit verwendet, um die Bestandsaufnahme durchzuführen. Normalerweise wird jedes Asset in die Oracle Asset Workbench-Plattform eingegeben und mit einem gedruckten Barcode-Etikett versehen. In Begleitung von Finanzanalysten für Anlagevermögen und Di Qiaggio trugen die Research Operations Manager (ROM) eine Microsoft Excel-Tabelle und gingen durch jede Abteilung oder jedes Labor, um Vermögenswerte zu finden. Jede Abteilung oder jedes Labor hat eine eindeutige Seriennummer.

Da kein Barcode-Scanner zur Verfügung steht, überprüfen sie die Daten mit den Augen, vergleichen sie mit den Informationen im Raum auf der Tabelle, schreiben Notizen oder notieren die Unterschiede.

Wenn sie auf Asset-Tags stoßen, die nicht in der Tabelle aufgeführt sind, müssen sie diese im OFA-System auf dem Computer nachschlagen, um festzustellen, zu welcher Abteilung diese Assets gehören. Geben Sie dann das Ergebnis der Anlageninventur manuell ein und laden Sie es in OFA hoch. Dies ist nicht nur ein sehr zeitaufwändiger Prozess, sondern kann auch zu Schäden an diesen hochwertigen Vermögenswerten führen. Die Abteilung für Neurobiologie der Harvard Medical School beispielsweise listete mehr als 800 Assets in einer 16-seitigen Tabelle auf.

Di Qiaggio wird Asset-Meetings mit den Asset Managern der Abteilungen abhalten, das Asset-Research-Team durch das Labor begleiten und ihnen bei der Asset-Inventur helfen. Dieser Vorgang dauert durchschnittlich zwei Stunden, um 50 Assets zu finden. Di Qiaggio sagte: „Solche manuellen Prozesse sind ineffizient und nicht nachhaltig, da das Vermögen der Schule jedes Jahr um etwa 1.000 Artikel wächst. Vor diesem Hintergrund müssen wir Maßnahmen ergreifen, um Alternativen zu finden.“

Daher führte die Harvard Medical School im Sommer 2017 eine zweimonatige Ausschreibung für Automatisierungslösungen durch, bewertete die Angebote und führte eine zweite Ausschreibung vor der Auftragsvergabe durch. Nachdem sich das College für die Lösung von Radiant entschieden hatte, begann das College mit Feldversuchen in zwei Fakultäten, die sich freiwillig an dem Test beteiligten: Cell Biology und dem Harvard Therapeutic Science Project. Die medizinische Fakultät meistert die Herausforderungen des Querlesens bei der Installation von Lesegeräten, um sicherzustellen, dass diese nicht von angrenzenden Räumen erfasst werden.

Diese Lösung wurde anschließend im Juli 2018 auf den Markt gebracht. Danach dauerte es 18 Monate, bis die Harvard Medical School bestehende und neu erhaltene Vermögenswerte mit RFID-Tags umetikettierte. Diese vorbestellten Tags werden bestimmten Assets zugeordnet, und jedes Tag und seine zugehörigen Assets werden auch mit einem bestimmten Raum verknüpft. Die Cloud-basierte Virtual Asset Tracker (VAT)-Lösung von Radiant wird mit einer mobilen Anwendung namens VAT2Go geliefert.

Wenn Mitarbeiter mit dem Zählen beginnen, verwenden sie VAT2Go auf dem iPhone, betreten das Gebäude und den Raum, den sie betreten, scannen den Barcode und lesen den RFID-Tag. Nachdem die Tags gelesen wurden, können sie die Ergebnisse in der App anzeigen, um zu bestätigen, dass sich alle Assets an den richtigen Orten sowie fehlende und zusätzliche Assets im Raum befinden. Diese Ergebnisse werden mit der Online-Anwendung VAT2Go synchronisiert, und Benutzer können sie herunterladen und Berichte zum Hochladen auf OFA erstellen (OFA ist immer noch das System zur Aufzeichnung von Anlagevermögen der Harvard Medical School).

Di Qiaggio sagte: "Diese Webanwendung ermöglicht es uns, individuelle oder umfangreiche Änderungen durch Hochladen oder manuell vorzunehmen, wie z. B. die Neuzuweisung von Assets an einen anderen Standort." Die Harvard Medical School kann RFID-Lösungen auch verwenden, um OFA Einige Vermögenswerte im Mehrwertsteuersystem zu verschrotten und aus dem Mehrwertsteuersystem zu entfernen. Zu den Vorteilen des RFID-Managements gehört eine genauere und effizientere Inventarisierung, was bedeutet, dass ROM- und Asset-Manager ihre Asset-Recherche nicht unterbrechen müssen, wenn sie mit ihnen eine Inventarisierung durchführen. Der eigentliche Inventarisierungsprozess ist auch weniger destruktiv als manuell.

Der Einsatz dieser Technologie hat auch einige Wendungen erfahren, und die Finanzierung ist eine wichtige Herausforderung, um den Projektprozess zu verlangsamen. Einige Mitglieder verließen das Projekt und wechselten zu anderen Jobs, und die COVID-19-Epidemie führte dazu, dass die Schule im März 2020 geschlossen wurde und nur das erforderliche Personal eintreten konnte. Tatsächlich konnte Di Qiaggio selbst die Szene nicht erreichen, also schickte er das Etikett an Sophia Xu, eine Finanzanalystin für Anlagevermögen an der Harvard Medical School, die weiterhin Vermögenswerte markieren, zählen und OFA auf dem Campus aktualisieren konnte.

Di Qiaggio sagte, dass die Schule seit der Inbetriebnahme des Systems aufgrund der Epidemie nur eine Bestandsaufnahme durchgeführt habe. Das heißt, die Ergebnisse dieser Bestandsaufnahme beweisen, dass das RFID-System Zeit sparen kann. Einer der Vorteile von RFID besteht darin, dass unabhängig davon, ob diese Assets zum Department of Cell Biology, zum Department of Neurobiology oder sogar zu einer anderen Harvard-Schule im Raum Cambridge gehören, RFID alle Assets im Raum lesen kann, ohne Asset vergleichen zu müssen Informationen für jede Abteilung oder jedes Labor.

Das von PricewaterhouseCoopers durchgeführte Audit muss keine RFID-Tags lesen, aber RFID bietet die für das Audit erforderliche Datenunterstützung, damit die Schule alle für das Audit ausgewählten Assets finden und sicherstellen kann, dass sie beim Eintreffen des Auditors sofort verfügbar sind. Heute umfasst es auch virtuelle Audits in Microsoft Teams-Meetings.

Für die Zukunft hofft Di Qiaggio, dass die RFID-Technologie bei anderen Veränderungen, wie der Renovierung von Laborräumen, Vorteile bringen kann. Der RFID-Leser kann die Gegenstände vor der Renovierung des Zimmers scannen und dann erneut scannen, wenn die Gegenstände in den neu renovierten Raum gebracht werden, um einen Verlust der Gegenstände zu verhindern.

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, mit dem Lesegerät nach RFID-Tags im Geigerzähler-Modus zu suchen, um verlorene Vermögenswerte zu lokalisieren. Di Qiaggio erinnerte sich, 2019 versehentlich das Etikett einer unsichtbaren Kühlzentrifuge gelesen zu haben eine Holzschublade. Wenn kein RFID vorhanden ist, könnte ich denken, dass dieser Vermögenswert verloren gegangen ist. Gestohlen oder weggeworfen. Mit RFID kann ich immaterielle Vermögenswerte sehen."

Neben der Harvard Medical School (HMS) werden RFID-Systeme derzeit in der Faculty of Arts and Sciences (FAS), der School of Engineering and Applied Sciences (SEAS) und dem Wyss Institute (Wyss Institute) der Harvard University implementiert oder eingesetzt. Laut Diqiaggio hat Wyss die RFID-Kennzeichnung aller alten Assets abgeschlossen, während FAS und SEAS jetzt etwa 8.000 Assets markieren. Die vier Colleges haben insgesamt etwa 100 Gebäude, und jedes Gebäude enthält Vermögenswerte.

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